Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Общая характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ)- программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи

:

· документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

· обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);

· обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов);

· защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа;

· обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;

· автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования);

· осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

· во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

· организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

· поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально распределенную структуру организации;

· система автоматизации делопроизводства по сути является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;

· укоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота;

· снижается трудоемкость делопроизводственных операций. Нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз;

· качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота организаций, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается отечественная действительность. Это в первую очередь общий незначительный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в их деятельности. В результате дорогостоящие компьютерные сети зачастую используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления, к которым в первую очередь относится управление документационной деятельностью.