Закрытие проекта

Закрытие проекта организации и проведения фестиваля - это процесс завершения всех выполненных операций во всех группах процессов.

Таким образом, на этапе завершения проекта должны быть проанализированы критерии закрытия проекта:

все работы проекта завершены;

фестиваль был организован и проведен в соответствии с планом;

полученные уроки, при организации и проведении фестиваля, учтены;

команда проекта распущена;

арендуемый зал и оборудование переданы спонсору;

- проанализированы и подведены итоги о пришедших гостях мероприятия;

отчет по проведенному фестивалю предоставлен руководителю и заказчику.

Только после выполнения всех требований к завершению проект может быть закрыт.

. Процедура административного закрытия

После завершения фестиваля команда проекта снимает украшения актового зала, убирает реквизит, звукооператор выключает и уносит видео и аудиооборудование, после этого менеджер проекта закрывает зал и относит ключ руководителю проекта.

Менеджер собирает отчетную информацию о результатах фестиваля: списке и количестве гостей, об участвовавших студентах, о концертных номерах, ошибках в проведении фестиваля; анализирует успехи или неудачи фестиваля. Менеджер представляет отчет руководителю проекта - Иванова И.В. и заказчику проекта для использования информации при организации следующего фестиваля.

. Процедура закрытия контрактов

После завершения фестиваля звукооператор выключает и уносит видео- и аудиооборудование, команда проекта снимает украшения, убирает реквизит, участники проекта освобождают помещение, после этого менеджер проекта проверяет состояние актового зала, забирает оставленные вещи, выключает свет, закрывает актовый зал, и относит ключ руководителю проекта. Менеджер проекта связывается с Ипатовым М.А. и сообщает о результатах проведенного фестиваля, о состоянии актового зала. Так как при организации фестиваля были заключены устные контракты, то менеджер проекта благодарит команду проекта за участие в проекте и закрывает контракты.

. Конечный продукт или результат

После завершения фестиваля Менеджер собирает отчетную информацию о результатах фестиваля: списке и количестве гостей, об участвовавших студентах, о концертных номерах, ошибках в проведении фестиваля; анализирует успехи или неудачи фестиваля. Менеджер представляет отчет руководителю проекта - Иванова И.В. и заказчику для использования информации при организации следующего фестиваля.

. Активы организационного процесса (обновления)

Документация формальной приемки. Менеджер проекта связывается с Ипатовым М.А. и сообщает о результатах проведенного фестиваля, о состоянии актового зала, также менеджер представляет отчет о проведенном фестивале кафедре и руководителю проекта. От кафедры и профкома УГАТУ менеджер получает формальное подтверждение выполнения проекта.

Проектная документация. Документация, являющаяся результатом проектных операций: заявки на участие в фестивале, сведения о концертных номерах, план проведения репетиций, заявления на аренду зала, заявка на аренду аудио-и видеооборудования, список гостей, информационные приглашения гостям, сценарий фестиваля.

Документация по закрытию проекта. Документацией по закрытию проекта является отчет менеджера о проведенном фестивале, фиксирующий завершение проекта.

Историческая информация. Информация по организации и проведению фестиваля менеджер предоставляет руководителю и заказчику проекта в виде отчетов для использования знаний при проведении следующих фестивалей специальности «Управление инновациями».