Исполнение запросов социально-правового характера

Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов - комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. https://visaspb.com

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

В качестве примера по исполнению тематических запросов можно рассмотреть РГАНТД, в котором использование архивных документов является одним из приоритетных направлений деятельности.

Исполнение запросов в РГАНТД облегчается тем, что этот архив первым в отрасли стал на практике применять автоматизированные архивные технологии, в том числе при создании автоматизированного НСА. В настоящее время он располагает тематической базой данных, включающей сведения обо всех открытых документах по космической тематике. Информация по другим отраслям введена в БД "Архивный фонд" на уровне фонда и описи и в БД "Промышленность" на уровне описи с указанием основных и поисковых терминов, включенных в опись дел.