Автоматизация документационного обеспечения управления

Любая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций

:

· регистрация документов в картотечной форме;

· учет резолюций, выданных по документам;

· поддержание связей между ними;

· контроль исполнения документов;

· списание документов в дело;

· ведение информационно-справочной работы;

· формирование отчетности.

Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении.

Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.