План управления проектом

План управления проектом определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект. План управления проектом может состоять из вспомогательных планов.

Процессы управления проектами, отобранные командой управления проектом

Пять групп процессов таковы:

) Группа процессов инициации: принятие решения о начале выполнения проекта, получение заданий от заказчика.

) Группа процессов планирования: определяются, уточняются цели, планируются действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект, разрабатывается окончательный план работ; согласовывается план работ.

) Группа процессов исполнения: объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана проекта. Выполняется проект согласно плану:

. Создание команды и распределение ролей

.1 Определение ведущих

.2 Определение ответственных за монтирование видеоролика

.3 Определение ответственных за организацию приглашений гостям

.4 Определение списка участников в концертных номерах

.5 Создана команда проекта и распределены роли

. Организация и проведение репетиций

.1 Определение расписания студентов

.2 Состыковка расписания

.3 Определение графика проведения репетиций

.4 Проведение репетиций

.5 Написание сценария

.6 Организованы и проведены репетиции

. Аренда актового зала

.1 Выбор актового зала

.2 Подача заявления на аренду

.3 Арендован зал

. Аренда видео- и аудиооборудования

.1 Подача заявки

.2 Арендовано оборудование

. Организация информационных приглашений

.1 Определение списка гостей

.2 Рассылка факсов, рассылка электронных писем и обзванивание гостей фестиваля

.3 Печать объявлений

.4 Организованы приглашения гостям

. Монтирование видеоролика

.1 Сбор фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и преподавателей

.2 Выбор музыки и подбор текста

.3 Создание видеоролика

.4 Смонтирован видеоролик

. Завершение подготовки к проведению фестиваля

.1 Звонки приглашенным гостям для подтверждения приглашения

.2 Украшение актового зала

.3 Установка видео- и аудиооборудования

.4 Проведение генеральной репетиции

.5 Подготовка к фестивалю завершена

. Проведение концерта.

) Группа процессов мониторинга и управления: менеджер регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, проводит корректирующие действия для достижения целей проекта.

Систематические репетиции.

Отчет организаторов о проделанной работе.

Принятие координирующих действий.

) Группа завершающих процессов: приемка продукта и подведение проекта к правильному завершению: подведение итогов, закрытие контрактов, отчет перед заказчиком.

. Закрытие проекта:

Закрытие контрактов.

Подведение итогов.

Отчет перед заказчиком.

Проект закрыт.

Описание инструментов и методов, используемых для осуществления этих процессов

Проект осуществляется в соответствии со стандартом PMBOK 2004 - своду знаний по управлению проектами, представляющий собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами.

План выполнения работы для достижения целей проекта

Выполнение работ для достижения целей проекта, наблюдение, мониторинг, контроль и корректировка будут выполняться на репетициях, и при получении отчетов о проделанной работе.

План мониторинга изменений

Мониторинг и управление работами проекта выполняется для наблюдения за ходом организации фестиваля. Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта анализирует данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты с руководителем проекта - Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.