Управление поставками проекта

Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации.

Планирование покупок и приобретений

В процессе планирования покупок и приобретений устанавливается, какие нужды проекта можно удовлетворить путем закупок товаров, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие нужды проекта можно удовлетворить силами команды проекта в процессе выполнения проекта.

Покупки и приобретения:

аренда актового зала;

аренда видео- и аудиоборудования;

воздушные шары - 88 штук;

плакаты - 5 штук;

батарейки для микрофонов - 10 штук :

грамоты участникам и организаторам - 11 штук;

услуги звукорежиссера.

Планирование контрактов

При организации и проведении фестиваля необходимо будет арендовать актовый зал и видео- и аудиоборудование. При аренде актового зала и оборудования потенциальным продавцом является УГАТУ. Для аренды актового зала на период с 20 февраля 2012г. по 23 марта 2012г. необходимо написать заявление на имя Кочкина А.В. и согласовать заявление с профкомом УГАТУ. Для аренды аудио- и видеооборудования на 23 марта 2011г. необходимо согласовать заявку с профкомом УГАТУ и подать заявку Чернышеву А.А. При аренде оборудования Чернышев А.А. назначает звукорежиссера для проведения мероприятия. Звукорежиссёр - нанятый сотрудник, для установления видео- и аудиоборудования, воспроизведения, обработку, монтаж, сведение (перезаписи) звуковых компонентов с помощью технических средств. В задачу звукорежиссёра входит создание звукового оформления фестиваля в соответствии с идейно-художественным замыслом авторов сценария. В заявлении на аренду должна быть указан кто проводит мероприятие и период аренды. Заявление и заявка должны подаваться не позднее, чем за один месяц до начала проведения фестиваля.

При предоставлении украшений продавцами являются магазины, где студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями» приобретут необходимые материалы. Менеджер проекта оповещает старост групп по телефону или по Интернет о необходимости предоставления воздушных шаров от каждого студента группы, одного плаката от группы, и по 2 батарейки для микрофонов от группы на генеральную репетицию. Украшения и батарейки должны предоставить старосты групп на генеральную репетицию - 23 марта 2012г.

При предоставлении грамот участникам и организаторам мероприятия в количестве 11 штук потенциальным продавцом является кафедра «Управление инновациями».

Запрос информации у продавцов

Предполагаемыми поставщиками являются УГАТУ, магазины, где студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями» будут приобретать воздушные шары, батарейки, плакаты, необходимые канцелярские принадлежности. Запросом у профкома УГАТУ являются сведения о свободных актовых залах, о свободном работающем видео- и аудиооборудовании. Запросом информации у старост групп является информация о стоимости, качестве необходимых материалов, сведения о уже приобретенных материалах и сроках предоставления материалов. При запросе информации у кафедры предполагается выяснить информацию о приобретенных грамотах, о подписанных грамотах, о награждаемых участниках.

Выбор продавцов

Выбранными продавцами являются УГАТУ, магазины, где студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями» будут приобретать необходимые материалы, кафедра «Управление инновациями». Контракт заключается с каждым выбранным поставщиком.

Контракт заключается с УГАТУ в виде заявления на аренду актового зала и видео- и аудиооборудования. Контракт является взаимным соглашением, обязывающим продавца предоставить указанный актовый зал и оборудование, а покупателя - вернуть арендуемый зал и оборудование не позднее указанного в заявлении срока.

Контракт в виде устного соглашения заключается со старостами групп 1-5 курсов о предоставлении украшений и батареек не позднее оговоренного срока. Также заключается устный контракт с продавцами магазинов при покупке материалов.

Также контракт в виде устного соглашения заключается с кафедрой «Управление инновациями» о предоставлении грамот участникам и организаторам фестиваля не позднее оговоренного срока.