Управление коммуникациями проекта

2.7.2 Распространение информации

В рамках процесса коммуникации отправитель отвечает за ясность и полноту информации (так, чтобы получатель мог правильно ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание. Коммуникации при реализации данного проекта могут принимать различные формы:

Письменное и устное, слушать и говорить.

Внутреннее (в пределах проекта) и внешнее (газета «Авиатор»).

Официальное (отчеты) и неофициальное (записки, спонтанные беседы).

Вертикальное (вниз и вверх по иерархии организационной структуры) и горизонтальное (на одном уровне).

Распространение информации включает в себя сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение информации при реализации данного проекта может производиться различными способами:

электронная почта (e-mail),

телефон,

SMS,

факсы,

встречи,

совещания.

Менеджер проекта должен быть информирован о результатах проекта. Для этого он связывается различными способами с ключевыми участниками проекта. Анализ результатов включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проекта.

Документация о накопленных знаниях содержит:

Документация проекта. К документации проекта могут относиться записки, документы, содержащие описание проекта, заявления, заявки, письма и др. Члены команды проекта могут также вести персональные записи по проекту.

Отчеты по проекту. Официальные и неофициальные отчеты по проекту содержат информацию о состоянии проекта.

Презентации проекта. Команда проекта предоставляет информацию официально или неофициально менеджеру проекта.

Уведомление участников проекта. Участники проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях и об общем состоянии проекта.

Отчетность по исполнению

Отчетность по исполнению - сбор и распространение информации участникам проекта о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости, качестве, рисках, поставках.

Отчеты могут предоставляться различными способами:

по электронной почте (e-mail),

по телефону,

по SMS,

по факсу,

на встречах,

на совещаниях.

Отчетность по исполнению может быть как в устном, так и в письменном виде и предоставляться менеджеру один раз в неделю или по выполнении работы.

Менеджер проекта организует совещания по оценке текущего состояния - это плановые регулярные события, имеющие целью обмен информацией по проекту. Совещания с командой управления проектом по оценке текущего состояния проводятся еженедельно, а с заказчиком раз в две недели. Результаты совещаний менеджер проекта предоставляет руководителю проекта после каждого собрания.