Предложения и рекомендации по повышению эффективности контроля в компании

Существующая система контроля

В данной организации ООО «Эксист-Сеть» контроль осуществляется:

путём проведения ежедневных утренних планерок, дней безопасности, дней охраны труда, дней качества, дней менеджера, дней продавца, а также проведение кадровых дней.

проведения анализа хозяйственной деятельности, которая формирует информацию обратной связи в системе управления.

благодаря процессу коммуникации между людьми. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться.

при помощи ревизионной комиссии и советом учредителей.

за счёт контрольных отделов, которые осуществляют контроль над исполнением указаний в конкретные сроки.

благодаря общественному собранию из представителей организации. На данном собрании разбираются конкретные случаи, произошедшие в компании.

при помощи средств автоматического контроля.

Компания и управление эффективной работой магазина осуществляет управляющий отдела розничных продаж.

Функции в области контроля у него следующие:

составляет график работы персонала магазина с учетом функциональных обязанностей, производственной необходимости и среднедневного колебания количества покупателей.

при работе в торговом зале руководит работой продавцов и определяет их расстановку в торговом зале и на кассе.

решает с наименьшими затратами проблемы, возникающие при нарушении технологических процессов магазина.

принимает участие и решает все внештатные ситуации, возникающие в процессе работы магазина и не описанные в должностных и прочих инструкциях для персонала.

проводит еженедельные и ежемесячные собрания всех сотрудников магазина.

контролирует ассортимент и качество товаров, предлагаемый покупателям и вносит предложения по ассортименту магазина.

отслеживает цены на товары из ассортимента магазина у конкурентов и вносит предложения по ценовой политике магазина.

принимает меры по привлечению покупателей в магазин: предлагает и осуществляет рекламные мероприятия и т.д.

контролирует правильность составления заказов товароведом, предупреждая дефицит товара, самостоятельно составляет заказы при отсутствии старшего продавца;

контролирует работу продавцов по оптимальной и удобной выкладке товаров на стеллажах.

в случае проведения в магазине рекламных акций и промоушенов, нацеленных на привлечение покупателей в магазин, на увеличение продаж, контролирует подготовку и проведение этих мероприятий, организовывая посильную помощь участникам этих акций.

по окончании рабочего дня обязан провести сверку реестра документов с кассовым отчетом.

контролирует правильное выполнение всеми сотрудниками магазина своих должностных обязанностей. При необходимости проводит инструктажи, собрания, обучение и тренинги.

контролирует наличие у персонала магазина правильно оформленных трудовых книжек и других кадровых документов, спецодежды, удостоверений кассиров-операционистов и других необходимых документов.

при систематическом невыполнении своих функциональных обязанностей принимает решение о несоответствии сотрудника занимаемой должности и ставит вопрос перед директором филиала о его увольнении,

при нарушении выполнения должностных обязанностей работником магазина надлежащим образом фиксирует нарушение и делает предложение директору филиала о наложении взыскания.

До 5 числа каждого месяца составляет в установленной форме бюджет расходов магазина и передает его супервайзеру поставщика. Бюджет составляется с учетом максимального снижения себестоимости. При этом обращается внимание на экономию коммунальных расходов, сокращение налогов, оптимизацию штатного расписания, сокращение затрат на расходные материалы и снижение потерь.

Наиболее консервативным по используемой технологии остается ведение контроля за исполнением документов в организации. Сложившийся традиционный формальный контроль, в основном он сводиться к прецессионным исполнителям о приближении сроков исполнения, почти в неизменном виде применяется в современных компаниях. Даже обязательный анализ состояния исполнительской дисциплины сводится, как правило, к простому обобщению фактов несвоевременного исполнения документов, выполнения документа без серьезной работы по выявлению реальных причин срыва и определения путей их устранения.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией.

В компании для облегчения функции контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы представленные в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Организация контроля за исполнением документов ООО «Эксист-Сеть»