Менеджмент - это управление организацией, функционирующей в условиях рыночной экономики.
Предложения и рекомендации по повышению эффективности контроля в компании
Офис - менеджер с основами кадровой работы осуществляет следующие трудовые функции:
. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя.
. Проверяет соответствие подготавливаемых в компании проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.
. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.
. Ведет оперативный учет прохождения документов.
. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений, информирует руководителя о состоянии их исполнения.
. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства компании, разработке мероприятий по рационализации документооборота.
В случае служебной необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде (см. табл. 3.2, 3.3).
Таблица 3.2. Типичные нарушения и последствия в структуре деятельности по реализации текущего контроля в компании ООО «Эксист - Сеть»
|
Структура действий |
Типичные нарушения |
Последствия |
|
1. Выделение показателей функционирования системы |
а) отсутствие системности при выделении показателей, подлежащих контролю; б) их избыточность; в) фиксация внимания на первостепенных показателях; г) игнорирование косвенных показателей. |
А), в), г) фрагментарность контроля; в) низкая прогнозтичность показателей; б) перегрузка каналов информации |
|
2. Введение критериев отклонения параметров и их критических величин. |
А) нечеткие критерии; б) отсутствие указаний на значимость отклонений. |
А) трудности регистрации; б) ошибки квалификации отклонений. |
|
3. Организация выявления соответствующих отклонений, в том числе: получение информации, сличение, выявление отклонений |
а) отсутствие оперативности и систематичности; б) представление информации в форме, затрудняющей ее осознание. |
А), б) запаздывание ответов; б) ошибки, обусловленные неверной идентификацией. |
|
4. Определение корректирующих воздействий. |
Отсутствие системности воздействия. |
Фрагментарность, дополнительные осложнения. |
|
5. Организация коррекции. |
А) недостаточная оперативность; б) неправильное определение субъекта корригирующего воздействия; в) суетливость, в процессе выполнения указаний. |
А) запаздывание, усугубление положения; б) конфликты; в) растерянность персонала, т.к. мероприятия не дают ожидаемого эффекта. |
|
Возврат к реализации блока 3 | ||
|
6. При выявлении отклонений - повторение блоков 3, 4, 5. | ||
Таблица 3.3. Типичные нарушения и последствия в структуре деятельности по реализации предварительного контроля в компании ООО «Эксист - Сеть»
|
Структура действий |
Типичные нарушения |
Последствия |
|
1. Определение вводных переменных системы. |
А) выделение для контроля переменных с низкой прогнозтичностью; б) неадекватный масштаб контроля. |
А) низкая эффективность; внесение в систему неадекватных воздействий; б) неадекватные экономические издержки. |
|
2. Введение системы |
А) нечеткие критерии; б) неверное определение величин отклонений. |
А) трудности регистрации; б) ошибочная квалификация отклонения. |
|
3. Организация системы контроля вводных переменных. |
А) несвоевременность; б) предоставление информации в форме, затрудняющей ее опознание; в) неправильное определение субъекта деятельности. |
А) низкая эффективность; б) запаздывание и ошибки, обусловленные неверной идентификацией; б) фрагментарность воздействия; в) конфликты. |