Достоинства и недостатки

на основании заключенных договоров издать приказ о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации, ознакомить с ним сотрудников под роспись;

В свою очередь организации-исполнителю, чтобы иметь право предоставлять услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предусмотреть в учредительных документах такой вид деятельности и зарегистрировать учредительные документы в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ « О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Лицензировать услуги по ведению кадрового делопроизводства не требуется.

Эффективность аутсорсинга будет выше, если организация использует систему электронного документооборота, или же создает электронный архив. Ввод вновь создаваемых и поступающих, а также часто используемых бумажных документов в электронный архив или в систему электронного документооборота позволяет, помимо других преимуществ:

· Увеличить объем документов, которые могут быть отправлены «на аутсорсинг»,

· Резко сократить объём документов, возвращаемых из внешнего хранилища,

· Эффективнее контролировать, где и какие документы хранятся, чтобы при необходимости быстро их разыскать,

· Минимизировать ущерб в случае утраты подлинников документов.

У такого метода работы есть и свои недостатки, основной из которых заключается в том, что создание и поддержание электронного архива требует немалых затрат, которые могут «съесть» всю экономию, полученную за счет аутсорсинга. Кроме того, документы из электронного архива не имеют в настоящее время юридической силы, поэтому электронный архив не поможет, если нужно представить государственным или судебным органам подлинники документов.

Важно правильно подготовить документы для внеофисного хранения, с тем, чтобы минимизировать возврат документов из внешнего хранилища в офис. Основные рекомендации таковы:

· На внеофисное хранение нужно в первую очередь вывозить те документы, которые практически не используются. Часто используемые документы должны остаться в офисе.

· В короб желательно класть документы, срок хранения которых истекает одновременно - в этом случае, по истечении срока хранения, короб может быть уничтожен целиком.

· Если срок хранения документов уже заканчивается (скажем, осталось хранить их менее года) - нужно оценить, что выгоднее: отправить документы на аутсорсинг, или же оставить в архиве, и по истечении срока хранения уничтожить.

· На аутсорсинг нежелательно отправлять документы, утрата или утечка информации из которых может нанести существенный ущерб организации. Если же избежать этого нельзя, нужно провести оценку рисков и обдумать возможность использования хранилищ с повышенным уровнем безопасности (естественно, значительно более дорогих).

Учёт вывозимых на аутсорсинг документов должен быть налажен так, чтобы, в случае необходимости, установить местонахождение нужного документа с точностью до короба - что опять-таки сокращает количество возвращаемых коробов;

Вывозимые документы должны пройти экспертизу ценности, - чтобы, если потребуется, короба с документами можно было отправить на уничтожение непосредственно из внешнего хранилища.

Таким образом аутсорсинг позволяет высвободить значительное количество временных и человеческих ресурсов для концентрации на своей непосредственной деятельности и построении устойчивого конкурентного преимущества.

ТЕХНОЛОГИЯ АУТСОРСИНГА В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИИ