Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь

В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и белорусские, и российские разработки, локализованные версии программ мировых производителей. В последние годы поставщики АС ДОУ, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам белорусского делопроизводства и документооборота. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый результат.

Одна из главных лавных причин трудностей состоит в недостаточном участии специалистов в сфере документационного обеспечения управления во внедрении компьютерных технологий и разработке программ автоматизации делопроизводства и документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программных продуктов автоматизации делопроизводства зачастую обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.

Так, например, специалисты информационных технологий часто смешивают понятие «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и термин «документооборот», являющийся составной частью делопроизводства, понимаемый как движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Говоря об архиве, разработчики программ автоматизации делопроизводства часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

В связи с этим возникает «технологическая» проблема, когда реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, довольно часто осуществляемого с нарушениями действующих делопроизводственных норм.

В качестве одной из важнейших проблем можно отметить недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно очевидно это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Следует понимать, что невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей между структурными подразделениям и отдельными должностными лицами, не определены полномочия в сфере работы с документами, порядок их согласования. Негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования. В настоящее время не определено, какие управленческие ситуации подлежат обязательному документированию, какие виды документов при этом используются, а также какой состав информации применяется для документирования тех или иных функций управления и направлений деятельности организации.

Внедрение автоматизированных технологий всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения. Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами.