Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь

Именно на основе такой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на информационную (автоматизированную) основу противоречивой и нечеткой схемы управления и работы с документами приведет к созданию та кой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.

Организация рационального, соответствующего потребностям организации делопроизводства требует введения и обязательного соблюдения всеми работниками организации единых правил работы с документами - по сути, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы с документами. Следует помнить, что только комплексная рационализация делопроизводства, распространяющаяся на все подразделения организации, приводит к заметному результату.

В настоящее время при комплексной автоматизации делопроизводства решаются во многом те же задачи, что и при проведении работ по организационному проектированию. Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого важная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т.е. будущим основным пользователям системы.

К сожалению, службы делопроизводств редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими специальное делопроизводственное образование, которые, в свою очередь, далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к будущей автоматизированной системе делопроизводства. Да и фирмы - разработчики автоматизированных продуктов также редко имеют в своем штате специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное (оргпроектное) обследование и помочь сформулировать задачи для программистов.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов и даже создание полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время - и организацию движения документов.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов н уделяется должного внимания. Для того чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (так называемые «трафаретные тексты»), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации и т.д.