Менеджмент - это управление организацией, функционирующей в условиях рыночной экономики.
Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь
На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, с какой периодичностью создается. При наличии табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.
Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные формы (карточки, журналы) нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время существует фиксированный набор сведений (реквизитов), заносимых в регистрационную форму, закрепленный в Инструкции №4. С регистрацией теснейшим образом связаны такие этапы работы с документами, как контроль исполнения информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации. Информационно-справочная работа - это, по сущности, главная функция документационного обеспечения управления, но сегодня во организациях она налажена весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.
Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, - номер дела, в которое помещается документ после завершения работы с ним, поэтому проведение автоматизации делопроизводства организации требует упорядочения текущего хранения документов, а именно разработки номенклатуры дел организации, в которой закрепляется не только место хранения документа после завершения его исполнения, но и сроки хранения всех документов, составляющих документационный комплекс организации.
Еще одна задача, решаемая системами автоматизации,- упорядочение хранения документов в электронной форме. И хотя на рынке присутствует ряд решений типа «электронный архив», пока еще нет систем, которые соответствовали бы действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 г. №5.
При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов на электронных носителях и передачи их на хранение.
Таким образом, в настоящее время автоматизация процессов делопроизводства ставит задачу совершенствования процесса управления в целом, в том числе уточнения задач и функций каждого структурного подразделения, определения функций, выполняемых отдельными работниками, делегирования полномочий на решение отдельных вопросов и подписание документов. Внедрение новых информационных технологий в практику работы служб документационного обеспечения управления требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Для этого необходимы совместные усилия специалистов в сфере информационных технологий, профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.