Менеджмент - это управление организацией, функционирующей в условиях рыночной экономики.
Основные направления совершенствования процесса контроля
Внедрение электронного контроля за исполнением документов
Нами внесены предложения в рамках улучшения организации, механизации и автоматизации контроля наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности (см. табл. 3.8).
Таблица 3.8. Автоматизации контроля за документооборотом ООО «Эксист-Сеть»
|
Работа с документами | |
|
Вид работы |
Использование информационных технологий |
|
Подготовка и создание документа |
Технология баз данных. Интеллектуальные информационные технологии (электронные словари и переводчики) |
|
Оформление документа |
Текстовой редактор. Табличный редактор. Графический редактор |
|
Прием и передача |
Сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта |
|
Регистрация документов и контроль их исполнения |
Технология баз данных |
|
Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность |
Технология баз данных. Технологии создания каталогов системы Windows. Технология преобразования бумажного документа в электронный. Технологии, обеспечивающие безопасность документов Технологии сжатия информации |
|
Организационная работа | |
|
Подготовка и организация презентаций |
Презентационные информационные технологии |
|
Организация рабочего дня |
Электронный органайзер |
|
Организация совещаний |
Телеконференция |
|
Подготовка совещаний, деловых встреч |
Технология баз данных. Электронные словари и переводчики |
|
Помощь в информационном обеспечении процедур принятия решений |
Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы) |
Система автоматизации контроля за документооборотом должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
осуществление контроля за исполнением поручений;
поиск документов.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Эксист-Сеть». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно - параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.