Менеджмент - это управление организацией, функционирующей в условиях рыночной экономики.
Основные направления совершенствования процесса контроля
Для внедрения системы контроля электронного документооборота компании необходимо провести диагностику системы и пробрести программный сетевой продукт для электронного документооборота и установить его на каждом компьютере сотрудника организации (см. табл. 3.9.).
Таблица 3.9. Этапы предварительной диагностики системы контроля за исполнением документов ООО «Эксист-Сеть»
|
№ |
Описание услуги |
Продолжит. (дни) |
Примечание |
|
1. |
Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы. Внедрение Инструкции по делопроизводству компании |
3 - 5 |
Анализ документации и процессов делопроизводства. Разработка Инструкции по делопроизводству для организации. Обучение персонала организации делопроизводства компании. |
|
2. |
Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов) |
1 - 3 |
Разработка Положения об организации контроля исполнения поручений. Обучение персонала. |
|
3 |
Консалтинг в области Документационного обеспечения управления |
Включает набор отдельных консалтинговых услуг. | |
|
4 |
Проведение экспресс - диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота компании |
1 - 3 |
Экспресс - отчет по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий (предлагаемый перечень работ). |
|
5 |
Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы |
от 5 |
Отчет по результатам диагностики системы (в т.ч. анализ текущего состояния, рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления). |
|
6 |
Проектирование системы |
от 20 |
Концепция системы документационного обеспечения управления организации. Пакет нормативных документов. Сопровождение внедрения системы. |
|
7 |
Комплексная постановка системы |
от 25 |
Диагностика, проектирование и внедрение системы контроля. Обучение сотрудников. Опытная эксплуатация системы. |
|
8 |
Совершенствование системы контроля и подготовка к внедрению электронного документооборота |
от 30 |
Положение о документационном обеспечении управления. Пакет регламентов выполнения процедур. Альбом форм документов организации. |
|
9 |
Внедрение электронного документооборота |
от 40 |
Устранение неоптимальности маршрутов движения основных документов организации, настройка системы с учетом внедрения автоматизированной системы. |
Предварительная диагностика системы контроля за исполнением документов включает в себя следующие работы:
. анализ образцов внутренней документации и организации документооборота;
. анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
. интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений.
Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы документационного обеспечения управления (входящих документов, исходящих документов, служебных записок, Приказов и Распоряжений, Протоколов совещаний) включает в себя следующие работы: