Основные направления совершенствования процесса контроля

1. разработка образцов Журналов регистрации документов в бумажном и электронном виде;

2. проведение обучения правилам заполнения Журналов;

3. разработка рекомендаций по формированию маршрутов документов.

Внедрение Инструкции по делопроизводству компании включает в себя следующие работы:

1. разработка Инструкции по делопроизводству компании;

2. проведение обучения методике применения Инструкции по делопроизводству компании.

Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов) включает в себя следующие работы:

1. разработка Положения об организации контроля;

2. разработка образцов Журналов регистрации поручений и Отчетов об их выполнении в бумажном и электронном виде;

. проведение обучения правилам заполнения Журналов, методике подготовки отчетов и организации контроля.

Для определения направлений работы по оптимизации делопроизводства и организации документооборота рекомендуется провести экспресс-диагностику, которая позволит более точно оценить трудоемкость работ. Стоимость экспресс - диагностики учитывается при определении общей стоимости работ.

Проведение экспресс-диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота организации включает в себя следующие работы:

1. экспресс - анализ образцов внутренней документации и существующего документооборота организации;

2. экспресс - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел);

. блиц - интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений;

. подготовка экспресс - отчета по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий (предлагаемый перечень работ).

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:

1. анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

2. анализ существующего документооборота организации;

. анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

4. анализ номенклатуры дел организации;

5. анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом организации, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

6. интервьюирование руководства организации, сотрудников специализированных и других подразделений;

7. подготовка отчета по результатам диагностики системы контроля за документооборотом, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий контроля за документооборотом, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий контроля за документооборотом, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

Внедрение электронного контроля за исполнением документов в ООО «Эксист-Сеть» даст:

¾ Сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

¾ Исключение потерь документов.

¾ Оптимизация процесса согласования документов.

¾ Централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов.

¾ Контроль прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

¾ Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

¾ Контроль исполнительской дисциплины.

Внедрение в магазинах новой расчетно-кассовой системы

Для повышения конкурентоспособности и улучшения работы магазинов вводят компьютерную систему магазина.

Стоимость оборудования компьютерной системы обойдется руководству в 300 тыс. руб., которые будут использованы из первоначального капитала.

Такая компьютерная система будет окупаться за счет:

. Контроля персонала.

. Учета и распределения товаров.

. Учета посещаемости клиентов.

Компьютерные системы в магазине используются для следующих целей: