Виды аутсорсинга

Поставщик при обслуживании организации-клиента выполняет ряд операций. Операции, - такие, как хранение коробов, доставка коробов в места хранения и их возврат клиенту, обработка коробов (размещение коробов в хранилище и их изъятие), предоставление комнаты для работы с документами - все оплачиваются по отдельности. В результате собственно плата за хранения короба составит только часть среднемесячных расходов в расчете на один короб. В такой системе оплаты не нужно видеть какого-то злого умысла поставщиков, подобная система используется в мире повсеместно - но, конечно, она затрудняет расчёт реальных расходов на хранение документов.

Наиболее часто используемые аргументы в пользу перехода на аутсорсинг:

· стоимость услуг аутсорсинга составит лишь часть затрат, необходимых для хранения документов собственными силами,

· освобождаются дорогостоящие офисные площади,

· есть возможность сэкономить на персонале службы ДОУ и его обучении,

· приводится в порядок документооборот,

· повышается безопасность хранения документов.

Слагаемые экономии и расходы.

Отправляя документы на внеофисное хранение, компания может сэкономить:

· на дорогостоящей офисной площади, которую не придётся дополнительно арендовать,

· на архивном оборудовании, которое не нужно будет дополнительно покупать,

· на зарплате (и соответствующих налогах), благодаря тому, что не придётся нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания растущего архива,

· за счёт уменьшение потерь рабочего времени квалифицированных сотрудников, уходящего на поиск документов.

Несмотря на все сложности, при соблюдении определенных условий успешное и выгодное применение аутсорсинга в области кадрового делопроизводства и в частности, при организации электронного документооборота, возможно. Для этого необходимо соблюдение ряда условий:

· Управление документами нельзя считать побочным видом деятельности, который может быть легко передан в чужие руки. Делопроизводство и документооборот неразрывно связаны с основной деловой деятельностью. Для организаций, работающих в информационных отраслях, передача документооборота на аутсорсинг означает передачу в третьи руки контроля над одним из своих ключевых активов

· Если организация передает управление документами на аутсорсинг, она должна понимать, что с нее не снимается ответственность за исполнение существующих в отношении данных видов документов законодательно-нормативных требований. Поэтому особую важность приобретает репутация и надежность поставщика услуг, поскольку, как бы на замечательно не был составлен контракт с поставщиком услуг, сбой работе аутсорсера может иметь для организации катастрофические последствия

· Для защиты своих интересов и минимизации рисков необходимо ответственно подходить к составлению контрактов на аутсорсинг, предельно тщательно фиксируя в них все важнейшие моменты управления документами, в том числе вопросы собственности на документы, обеспечение безопасности, доступа, организации уничтожения, порядка передачи и т.д.

· При передаче на аутсорсинг управления документами следует проанализировать ряд правовых вопросов. Это, прежде всего, соблюдение законодательства о персональных данных. Пренебрежительное отношение к таким вопросам может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. К сожалению, в судебной практике подобные случаи уже встречались