Рекомендации по управлению конфликтами в ООО «Спецтранс»

Секретаря. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря ООО «Спецтранс» (далее - Общество).

1.2. Секретарь относится к категории подчиненных.

.3. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

.4. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом генерального директора Общества.

.5. Секретарь подчиняется генеральному директору Общества.

.6. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. Секретарь должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы, касающиеся организации делопроизводства;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

структуру Общества;

организацию делопроизводства в Обществе;

порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

сроки и порядок сдачи дел в архив;

системы организации контроля за исполнением документов;

законодательство о труде Российской Федерации;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.8. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

- Уставом Общества;

Инструкцией по делопроизводству;

Настоящей должностной инструкцией;

Иными локальными актами Общества Должностные обязанности

.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).

.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров и др.).

.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках и пр.

.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, отправляет почтовую корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.

.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

.12. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации.